Reconsidérez vos processus : il y a de fortes chances que votre documentation papier et son cortège d’inconvénients s’en trouve allégée en restant respectueux des normes. C’est une question de méthode...
Une filière nucléaire dévoreuse de papier ?
Si on en croit l’ADEME (agence de transition écologique), un salarié français utilise chaque année entre 70 et 85 kg de papier. Un chiffre qui donne à réfléchir, sachant que l’on se situe probablement dans une fourchette encore plus haute si on pointe le projecteur sur des filières régies par des procédures très complexes et qui ont recours à une documentation papier considérable, et c’est le cas du nucléaire.
Même si les outils bureautiques sont depuis longtemps la norme, qu’ERP, PLM et autres GED, se généralisent, on est encore très loin du "zéro papier".
Et si on peut déplorer les arbres qui finissent platement leur existence par milliers sur des imprimantes, il s’avère que le problème a bien plus de ramifications...
Papier et efficacité : les périlleuses tribulations d'un document papier
Pour beaucoup, le papier est un support concret qui rassure. Et pourtant, au jeu de l’efficacité, de la productivité, de la fiabilité et de la sécurité, il arrive grand perdant.
L’utilisation du papier induit un traitement long, contre-productif, peu écologique et au bout du compte, très coûteux. On a affaire à un support fragile : détérioration, perte, oubli, vol sont autant de risques pour vos activités nucléaires. De plus, les imprimantes sont des appareils peu sécurisés et exposés aux piratages.
Est-il nécessaire d’ajouter que chaque impression donne lieu à des gesticulations chronophages et récurrentes ? Déplacements à l’imprimante dont il faut gérer les bourrages et les consommables, chercher le document emporté par mégarde par un collaborateur, refaire le document imprimé par erreur ou mal formaté … Que de temps perdu à rechercher, copier, (re)créer, trier, stocker, classer, archiver et transférer manuellement ! Toutes ces actions cumulées induites par l’utilisation du papier sont particulièrement coûteuses et finissent par allonger inutilement avec des étapes sans grande valeur ajoutée, les cycles d’exploitation des entreprises.
Mais prenons un peu de hauteur. Le problème revêt une dimension bien plus significative si on élargit le contexte aux processus de préparation et aux supports nécessaires à la mise en œuvre de projets de fabrication dans le nucléaire où l’on doit allier rigueur, traçabilité, qualité, confidentialité et bien sûr, rentabilité. Ce sont les processus tels qu’ils sont appliqués qui induisent une forte consommation papier.
PAPIER, PROCESSUS ET PRODUCTIVITÉ : UNE GESTION DOCUMENTAIRE CALQUÉE SUR LE CYCLE DE VIE DES PROJETS
L’usage du papier est le reflet des processus métiers de l’entreprise. Ainsi, à des processus complexes correspondra assez systématiquement une documentation pléthorique. C’est le cas du nucléaire et nous nous penchons ici sur le cas particulier de la sous-traitance en fabrication qui couvre toute une panoplie d’activités et de métiers : métallurgie, mécanique, chaudronnerie, tuyauterie, câblage, électricité, ventilation… La liste est longue !
Dossiers de réponse aux appels d’offres, gestion des commandes, études de préfabrication, réalisation de PTF (Programme Technique de Fabrication), RFF (Rapport Final de Fabrication), ITP (Inspection Test Plan), DSI (Dossier de Suivi d’Intervention), RFI (Rapport Final d’Intervention) … Si vous êtes familier du secteur, ces documents ne vous sont pas étrangers. Le recours massif à la documentation papier est une caractéristique de la filière ; c’est inhérent à sa nature complexe et hautement stratégique. Toutes les strates opérationnelles sont concernées : les méthodes, la qualité, la sûreté, le pilotage de projets et même, très fortement, les interventions terrain.
À l’heure où la France relance sa filière nucléaire, accélérant l’innovation avec de nouveaux réacteurs nucléaires de petite taille, prolongeant la durée d’exploitation du parc existant, peut-on continuer de travailler à l’ancienne avec les bons vieux classeurs ?
LES LIMITES DE LA DOCUMENTATION PAPIER
Petit inventaire des inconvénients de la documentation papier qui pèsent sur la performance de la sous-traitance du nucléaire :
- Une approche purement documentaire entrave la productivité, induit une collecte d'informations inefficace ainsi qu’une gestion fastidieuse des ressources matérielles et humaines, et est sujette aux erreurs.
- Des problèmes de mises à jour avec un risque élevé que les différents membres de l’équipe travaillent sur des versions obsolètes de la documentation.
- Une occurrence plus forte des non-conformités avec pour conséquence la nécessaire reprise des travaux et de la documentation, ainsi qu’une lourdeur accrue de leur gestion. Les risques de dérive de planning sont quasiment inévitables.
- Des retards de facturation avec un impact négatif sur la trésorerie de l’entreprise engendrés par la rédaction et l’approbation tardives du rapport de fin d’intervention.
- La non-cohérence des données entre les différents processus de fabrication et d’intervention peut être voisine de 1.
- L’utilisation de documents papier rend la capitalisation sur les REX extrêmement laborieuse (on parle couramment de milliers de pages !).
- L’inertie intrinsèque à l’utilisation de documents papier augmente la probabilité de perte d’informations de ceux-ci ainsi que d’utilisation de versions obsolètes.
- La gestion contractuelle des non-conformités est plus lourde ou malaisée, et à l’origine de tensions entre client et fournisseur.
Votre niveau de consommation papier est-il incompressible ou en êtes-vous arrivé au constat qu’il pèse sur votre travail au quotidien, sur le fonctionnement de vos équipes et plus largement sur la performance globale de votre entreprise ?
Existe-t-il des solutions pour rester à la fois compétitif et conforme à l’heure où accélérer, monter en qualité, tenir les délais, améliorer la performance, former les nouveaux embauchés, sont des exigences encore plus fortes pour répondre aux ambitions de la filière et capter les nouveaux marchés ?
Pour vous aider à pousser plus loin la réflexion, nous avons réalisé ce livre blanc qui se penche sur les problématiques propres aux sous-traitants de la filière nucléaire qui interviennent sur la fabrication.
